Procédure de licenciement individuel : quelle procédure doit respecter l’employeur ?

Tout employeur envisageant de licencier un salarié pour un motif personnel (individuel ou économique), doit respecter les étapes suivantes :

1/ Adresser au salarié une convocation à un entretien préalable :

La convocation doit être faite par courrier recommandé avec AR, ou remise en main propre contre décharge.

Le courrier doit contenir le lieu, l’heure, l’adresse précise de l’entretien, l’objet de la lettre (un licenciement envisagé mais non encore décidé).

L’entretien ne peut être fixé qu’après un délai de 5 jours ouvrables « francs » après la présentation de la convocation (ou sa remise en main propre).

Un jour est ouvrable quand il n’est pas ni férié, ni un samedi, ni un dimanche.

Un délai en jours francs signifie qu’il s’agit de jours qui n’incluent ni le point de départ (la présentation de la convocation en RAR), ni le point d’arrivée (l’entretien lui-même).

(Ex : courrier daté du 13 janvier 2020, présenté le 15 janvier au salarié : l’entretien ne peut avoir lieu avant le 23 janvier 2020 (5 jours ouvrables après + le samedi et le dimanche)).

Le courrier doit aussi indiquer la possibilité pour le salarié d’être assisté:

• soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise,
• soit par un représentant du personnel.

S’il n’y a pas de représentant du personnel dans l’entreprise, le courrier doit indiquer la possibilité de se faire assister par un conseiller extérieur, à choisir sur les listes départementales de conseillers extérieurs.

Dans ce cas le courrier doit mentionner les coordonnées de la mairie ou de l’inspection du travail dont dépend l’entreprise.

2/ Recevoir le salarié en entretien préalable :

L’entretien préalable doit permettre au salarié d’entendre les motifs qui motivent l’ouverture de cette procédure de licenciement.

Que le licenciement soit envisagé pour insuffisance professionnelle, pour faute simple ou faute grave, pour inaptitude au poste ou pour motif économique, l’employeur doit lui exposer les causes de la procédure.

C’est pour le salarié l’occasion (et non l’obligation) de se justifier ou d’apporter des informations ou de poser des questions, mais :

• la présence du salarié n’est pas obligatoire et son absence à l’entretien ne peut être retenue contre lui, mais son absence n’empêchera pas le déroulement de la procédure,
• le salarié n’est pas sommé de s’exprimer et peut parfaitement garder le silence, puisque c’est d’abord à lui de recevoir des informations.

L’entretien ne peut être enregistré, mais l’éventuel accompagnant du salarié peut prendre des notes.

En cas de licenciement pour motif économique, l’entretien est l’occasion pour l’employeur de lui proposer le Contrat de Sécurisation Professionnelle.

3/ Adresser au salarié la notification de son licenciement :

Le licenciement ne peut être notifié qu’après un délai d’au moins 2 jours ouvrables après l’entretien.

Le courrier doit être adressé en RAR, il est conseillé de le doubler d’un courrier simple.

Le courrier doit être adressé dans un délai raisonnable après le licenciement, et en cas de licenciement pour motif disciplinaire (faute), au plus tard 1 mois après l’entretien.

En cas de motif économique, la notification doit intervenir après un délai de 7 jours, 15 en cas de statut cadre, après l’entretien préalable. La notification doit préciser :

• la possibilité de bénéficier d’un congé de reclassement, si l’entreprise a plus de 1000 salariés,
• la possibilité de bénéficier d’une priorité de réembauchage pendant 1 an à compter de la notification, et les conditions pour la mettre en œuvre,
• le délai légal de prescription pour contester le licenciement en justice : 12 mois à partir de la notification.

Autres précisions que doit contenir la notification :

La notification doit également préciser, selon les cas :

• si le préavis est du (il n’est pas du en cas de faute grave ou d’inaptitude), de quelle durée il est, s’il doit être effectué ou s’il est dispensé et payé,
• si le salarié peut bénéficier de la portabilité des droits à la Prévoyance après la rupture, pendant combien de temps et à quelles conditions,
• la date à laquelle le salarié disposera des éléments de son solde de tout compte (certificat de travail, attestation Pole Emploi, solde de tout compte, etc.)
• si l’éventuelle clause de non concurrence prévue au contrat de travail est levée ou non,
• les éventuelles modalités de restitution du matériel professionnel (le véhicule de fonction doit être laissé au salarié pendant le préavis).

Ce n’est qu’à l’issue du préavis que le contrat est rompu juridiquement, et que le salarié sort des effectifs de l’entreprise.

4/ Etablir les éléments du solde de tout compte du salarié :

Dès la rupture définitive du contrat de travail (en fin de préavis s’il y a eu préavis), l’employeur doit mettre à la disposition du salarié (qui doit parfois venir à l’entreprise les récupérer) les éléments du solde de tout compte :

• certificat de travail,
• attestation Pôle Emploi permettant de s’inscrire comme demandeur d’emploi,
• solde de tout compte,
• dernier bulletin de paye.

Un licenciement dont la procédure n’est pas respectée est irrégulier, mais cela ne signifie pas qu’il est sans cause réelle ni sérieuse.

Un licenciement peut être régulier dans sa forme, mais dénué de cause réelle et sérieuse : à chaque cas correspond une indemnisation minimale.

La procédure de licenciement pour faute (disciplinaire) requiert quelques spécificités notamment concernant les délais à respecter dans les étapes de la procédure >> en savoir plus.